Indemnité kilométrique 2026 : barèmes, calcul et règles applicables aux agents publics

L’indemnité kilométrique constitue l’un des remboursements de frais professionnels les plus courants dans la fonction publique comme dans le secteur privé. Chaque année, l’administration fiscale publie un barème officiel qui sert de référence pour évaluer les frais de déplacement des agents utilisant leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Pour l’année d’imposition 2026 (revenus 2025), les barèmes applicables restent stables par rapport à la période précédente. Cette stabilité mérite néanmoins d’être expliquée et mise en perspective pour les agents publics et les gestionnaires RH.

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ?

L’indemnité kilométrique (IK) désigne le remboursement forfaitaire accordé à un agent ou un salarié qui utilise son véhicule personnel pour se déplacer dans le cadre de son activité professionnelle. Elle couvre les frais de carburant, d’usure du véhicule, d’assurance et d’entretien courant. Le montant est calculé à partir d’un barème publié annuellement par l’administration fiscale, via un arrêté du ministre chargé du budget.

Dans la fonction publique, ce remboursement prend également la forme d’indemnités de déplacement temporaire encadrées par des textes statutaires spécifiques. Les règles divergent partiellement selon les trois versants : fonction publique d’État, territoriale et hospitalière. Il convient de distinguer le cadre fiscal (déduction des frais réels sur la déclaration de revenus) du cadre indemnitaire (remboursement par l’employeur public).

Barème kilométrique 2026 : les taux applicables

Voitures particulières

Le barème automobile est progressif. Il dépend de deux variables : la puissance fiscale du véhicule (exprimée en chevaux-vapeur, CV) et le nombre de kilomètres parcourus dans l’année. Trois tranches structurent le calcul :

• Jusqu’à 5 000 km : un taux unitaire élevé s’applique, reflet du faible volume kilométrique ;
• De 5 001 à 20 000 km : le taux diminue, une partie fixe est ajoutée ;
• Au-delà de 20 000 km : un taux réduit s’applique à l’ensemble du kilométrage, avec une part fixe distincte.

À titre d’exemple, pour un véhicule de 5 CV, le montant de l’indemnité kilométrique est calculé comme suit :

• Jusqu’à 5 000 km : 0,548 € x d (distance en km) ;
• De 5 001 à 20 000 km : 0,309 € x d + 1 188 € ;
• Au-delà de 20 000 km : 0,386 € x d.

Pour un véhicule de 7 CV et plus, les taux sont légèrement supérieurs, atteignant jusqu’à 0,601 € par kilomètre dans la première tranche. Le barème complet pour les puissances de 3 CV à 7 CV et plus est disponible sur le site officiel de l’administration fiscale et reproduit dans la notice de la déclaration de revenus.

Motocyclettes et deux-roues motorisés

Un barème distinct s’applique aux motocyclettes (cylindrée supérieure ou égale à 50 cm³) et aux cyclomoteurs (cylindrée inférieure à 50 cm³). Les taux sont structurés sur les mêmes trois tranches kilométriques que pour les voitures.

Pour une motocyclette de 3 CV, l’indemnité s’élève à 0,35 € par kilomètre jusqu’à 3 000 km. Au-delà, la formule intègre une part fixe. Ces taux reflètent un coût d’utilisation structurellement inférieur à celui d’une voiture. Les deux-roues de moins de 50 cm³ bénéficient d’un barème encore plus bas, de l’ordre de 0,15 € par kilomètre dans la première tranche.

Véhicules électriques : la majoration de 20 %

Les utilisateurs de véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 % sur le montant calculé selon le barème standard. Cette règle s’applique aussi bien aux voitures qu’aux deux-roues électriques. Elle a été introduite pour tenir compte du coût spécifique de la recharge et de l’amortissement des batteries, supérieur à celui d’un moteur thermique classique.

Concrètement, un agent roulant avec une voiture électrique de 5 CV qui parcourt 6 000 km dans l’année devra appliquer la formule de la deuxième tranche, puis multiplier le résultat par 1,20. Ce point est fréquemment mal appliqué dans les services RH. Il mérite une vérification systématique lors du traitement des notes de frais.

Application dans la fonction publique : cadre réglementaire

Le décret de référence

Dans la fonction publique, les remboursements de frais de déplacement sont régis principalement par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, qui fixe les conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État. Des textes d’application similaires existent pour la fonction publique territoriale et la fonction publique hospitalière.

Ce décret distingue plusieurs situations : déplacement temporaire sur le territoire métropolitain, outre-mer, à l’étranger. Pour les déplacements en véhicule personnel, l’indemnité kilométrique versée par l’employeur public est calculée sur la base d’un taux administratif qui peut différer du barème fiscal. Le taux administratif est fixé par arrêté conjoint du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la fonction publique.

Taux administratif versus barème fiscal : quelle différence ?

La distinction est essentielle. Le barème fiscal sert à calculer les frais réels déductibles sur la déclaration de revenus d’un agent qui choisit cette option plutôt que la déduction forfaitaire de 10 %. Le taux administratif, lui, est celui que l’employeur public utilise pour rembourser effectivement l’agent.

En pratique, les deux barèmes ne sont pas toujours alignés. Il peut arriver que le remboursement versé par l’administration soit inférieur au montant calculé selon le barème fiscal. Dans ce cas, l’agent peut déduire la différence au titre des frais réels, à condition de conserver tous les justificatifs nécessaires. Une bonne gestion de ses remboursements de frais peut représenter un avantage fiscal non négligeable, en particulier pour les agents très mobiles — inspecteurs, travailleurs sociaux, techniciens itinérants.

Autorisation préalable d’utilisation du véhicule personnel

Dans la fonction publique, l’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles est soumise à une autorisation préalable délivrée par l’autorité hiérarchique. Sans cette autorisation, aucun remboursement ne peut être accordé, quelle que soit la réalité du déplacement effectué. Cette règle est souvent méconnue des agents nouvellement nommés.

L’autorisation doit être demandée en amont, par écrit ou via le système de gestion des déplacements de l’établissement. Elle précise généralement le périmètre des déplacements autorisés, le type de véhicule et la durée de validité. Les gestionnaires RH sont invités à rappeler cette procédure lors de l’accueil des nouveaux agents, notamment dans les postes à forte mobilité terrain.

Calcul pratique de l’indemnité kilométrique : exemples chiffrés

Exemple 1 : agent en voiture 6 CV, 4 000 km annuels

Un agent de la fonction publique territoriale utilise son véhicule personnel (puissance fiscale : 6 CV) pour 4 000 km de déplacements professionnels dans l’année. Le kilométrage étant inférieur à 5 000 km, on se situe dans la première tranche.

Application du taux de la première tranche pour 6 CV (soit 0,574 €/km) : 4 000 × 0,574 = 2 296 €. Ce montant représente le plafond déductible au titre des frais réels ou le montant remboursable par l’employeur si le taux administratif est aligné sur le barème fiscal.

Exemple 2 : agent en voiture électrique 5 CV, 7 000 km annuels

Le kilométrage excède 5 000 km. On applique la formule de la deuxième tranche pour 5 CV : (0,309 × 7 000) + 1 188 = 2 163 + 1 188 = 3 351 €. La majoration de 20 % pour véhicule électrique s’applique : 3 351 × 1,20 = 4 021,20 €.

L’écart entre le montant non majoré et le montant majoré représente ici plus de 670 €. Il serait regrettable pour un agent de passer à côté de cet avantage par méconnaissance de la règle.

Points de vigilance pour les agents et les gestionnaires RH

Plusieurs erreurs reviennent fréquemment dans le traitement des indemnités kilométriques au sein des services publics. Les identifier permet d’éviter des régularisations longues et des litiges inutiles.

• Confondre kilométrage domicile-travail et déplacement professionnel : les trajets entre le domicile et le lieu de travail habituel ne relèvent pas du barème kilométrique au sens indemnitaire. Ils peuvent en revanche être pris en compte sous d’autres dispositifs (prise en charge partielle des abonnements de transport, notamment).
• Omettre la majoration véhicule électrique : comme indiqué, cette majoration de 20 % est systématiquement applicable et non optionnelle. Son absence constitue une erreur de calcul susceptible d’être contestée.
• Ne pas conserver les justificatifs : en cas de contrôle fiscal, l’agent doit être en mesure de prouver la réalité des déplacements (ordres de mission, agendas, carnets de bord). Un tableau de suivi kilométrique est fortement recommandé.
• Appliquer le mauvais barème selon l’année fiscale : le barème applicable est celui de l’année de perception des revenus déclarés, non celui de l’année de déclaration. Cette confusion est source d’erreurs lors des déclarations tardives ou des régularisations.

Pour les gestionnaires RH des collectivités territoriales, une mise à jour annuelle des paramétrages des outils de gestion des déplacements est indispensable. Les systèmes qui appliquent automatiquement un taux figé sans actualisation peuvent générer des trop-perçus ou des sous-remboursements systématiques. Ce point rejoint les enjeux plus larges de maîtrise des finances publiques qui pèsent sur les collectivités.

Indemnité kilométrique et déclaration de revenus : le choix des frais réels

Frais réels ou déduction forfaitaire de 10 % ?

Tout contribuable bénéficie automatiquement d’une déduction forfaitaire de 10 % sur ses revenus d’activité, plafonnée à un montant fixé annuellement par la loi de finances. Cette déduction est censée couvrir l’ensemble des frais professionnels engagés dans l’année, y compris les déplacements.

L’option pour les frais réels permet à l’agent de substituer à cette déduction forfaitaire le montant exact de ses dépenses professionnelles justifiées, calculées selon le barème kilométrique. Cette option est avantageuse dès lors que le montant des frais réels dépasse le montant de la déduction forfaitaire. Pour un agent très mobile ou domicilié loin de son lieu d’affectation, l’écart peut être substantiel.

Comment déclarer ses frais kilométriques

L’agent qui opte pour les frais réels doit reporter le montant calculé selon le barème dans la case dédiée de sa déclaration de revenus (formulaire 2042, case 1AK ou 1BK selon le foyer fiscal). Il doit conserver l’ensemble des pièces justificatives pendant trois ans, durée pendant laquelle l’administration fiscale peut effectuer un contrôle.

Le montant déclaré doit être diminué des remboursements déjà perçus de l’employeur. Déclarer le montant brut calculé selon le barème sans déduire les indemnités déjà versées constitue une erreur grave, susceptible de donner lieu à un redressement fiscal. Les agents qui bénéficient de remboursements de frais via leur employeur public doivent donc être particulièrement attentifs à cette règle.

Pour les agents souhaitant mieux gérer leurs documents administratifs et leurs fiches de remboursement, les outils numériques mis à disposition par les administrations peuvent faciliter ce suivi — à l’image de ce que permet l’application MyPeopleDoc pour les agents publics en matière de coffre-fort numérique de documents RH.

Cas particuliers à connaître

Covoiturage et véhicule de service

Lorsqu’un agent transporte d’autres personnes dans le cadre d’un déplacement professionnel organisé par l’administration, des règles spécifiques peuvent s’appliquer. Le covoiturage entre agents ne modifie pas le calcul de l’indemnité kilométrique du conducteur, mais peut générer des obligations déclaratives complémentaires selon les textes propres à chaque employeur public.

En revanche, si un véhicule de service est disponible et que l’agent choisit d’utiliser son véhicule personnel, le remboursement peut être refusé ou limité. La mise à disposition d’un véhicule de service constitue en effet une alternative officielle que l’administration peut légitimement opposer à une demande de remboursement de frais kilométriques.

Déplacements en dehors de la commune d’affectation

Le droit à indemnité kilométrique est en principe conditionné au fait que le déplacement excède un périmètre minimal. Dans certains textes applicables à la fonction publique territoriale, un seuil de distance minimum est prévu pour déclencher le droit au remboursement. Les agents affectés dans de petites communes rurales, comme les gardes champêtres en zone rurale, sont particulièrement concernés par ces dispositions, leurs missions les amenant fréquemment à couvrir plusieurs communes.

Ce qu’il faut retenir

1. Le barème kilométrique applicable aux revenus 2025 est stable : aucune revalorisation n’a été opérée. Les taux demeurent identiques à ceux de la période précédente, de 0,529 €/km (3 CV, première tranche) à 0,601 €/km (7 CV et plus, première tranche).
2. La majoration de 20 % pour véhicule électrique est obligatoire : elle s’applique dès lors que le véhicule utilisé fonctionne exclusivement à l’électricité, qu’il s’agisse d’une voiture ou d’un deux-roues.
3. Dans la fonction publique, l’autorisation préalable conditionne tout remboursement : sans ordre de mission ou autorisation d’utilisation du véhicule personnel, aucune indemnité kilométrique ne peut être versée par l’employeur public.
4. L’option frais réels est avantageuse pour les agents mobiles : elle suppose de conserver rigoureusement tous les justificatifs et de déduire les remboursements déjà perçus du montant déclaré à l’administration fiscale.

Conclusion

L’indemnité kilométrique est un dispositif technique en apparence simple, mais qui cache de nombreuses subtilités — barèmes différenciés selon la puissance fiscale, majorations spécifiques, distinction entre cadre fiscal et cadre indemnitaire, conditions d’autorisation propres à la fonction publique. Une bonne maîtrise de ces règles permet à chaque agent de faire valoir l’intégralité de ses droits, et à chaque gestionnaire RH d’éviter des erreurs coûteuses en temps comme en régularisations. Consultez les textes officiels de référence — décret de 2006, arrêtés annuels du ministre chargé du budget — pour vous assurer de l’exactitude des taux appliqués dans votre service. Abonnez-vous à La Lettre du Secteur Public pour ne manquer aucune évolution réglementaire impactant la gestion des personnels publics.